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Politique de perfectionnement - Personnel de soutien

Le but du présent texte est d'apporter des précisions aux objectifs, aux critères d'admissibilité et aux procédures du comité de perfectionnement prévus au chapitre 10 de la Convention collective du personnel de soutien.

Définition

Le comité reçoit et évalue les demandes pour toute activité de perfectionnement reliée à la tâche, au développement professionnel et à l'apprentissage d'une langue seconde.

Le perfectionnement désigne des activités d'apprentissage dont le but consiste à favoriser l'acquisition ou l'amélioration d'habiletés, de connaissances ou d'aptitudes qui sont reliées directement ou non aux tâches d'une personne salariée ou qui lui faciliteraient l'accès à de nouvelles tâches.

La formation constitue un apprentissage nécessaire pour accomplir un travail.

Il est entendu qu'il appartient à l'employé, homme ou femme, de faire la distinction entre le perfectionnement et la formation. En cas d'ambiguïté, la décision finale appartiendra au comité.

Les activités à caractère socioculturel ne seront pas retenues.

Objectifs

Les objectifs visés par la politique de perfectionnement sont, entre autres :

1. d'accorder une aide financière au développement de la personne salariée;
   
   
2. de favoriser la participation du plus grand nombre de personnes salariées à un perfectionnement;
   
   
3. d'optimiser les fonds versés au perfectionnement;
   
   
4. de maintenir des règles d'attribution simples et ouvertes à tous;
   
   
5. de favoriser l'organisation d'activités de perfectionnement en regard des besoins exprimés par les personnes salariées;

                  6. de favoriser la responsabilité de chacun dans la gestion

                      ses activités de perfectionnement.

Répartition budgétaire

Chaque année, l'Université consacre au perfectionnement un budget équivalent à 1,2 % de la masse salariale de l'année financière précédente pour les personnes salariées régulières membres de l'unité de négociation (Article 10-1.02 de la Convention collective du personnel de soutien).

Dans le cadre de son mandat, le comité reconnaît trois (3) catégories d'activités en matière de perfectionnement :

1. activités de perfectionnement reliées aux tâches (demandes individuelles, activités collectives et nouvelles technologies);
   
2. activités de perfectionnement reliées au développement professionnel (ensemble d'activités d'enseignement conduisant à l'obtention d'un diplôme ou d'un grade (niveau secondaire, collégial ou universitaire) reconnu par le ministère de l'Éducation ;
   
3. activités de perfectionnement reliées à l'apprentissage d'une langue seconde .

   Le comité adopte la répartition du budget alloué pour le perfectionnement au début de l'année financière. Cependant, exceptionnellement, il pourra réviser cette répartition budgétaire en cours d'année. 

Dispositions applicables au personnel régulier

Conformément à l'article 1-1.23 de la Convention collective du personnel de soutien, on reconnaît une personne salariée régulière comme une personne salariée embauchée d'une façon autre que provisoire et qui a achevé sa période de probation. Elle est embauchée comme telle et occupe un poste. 

Critères d'admissibilité

Les critères d'admissibilité retenus par le comité de perfectionnement sont les suivantes :

1. demande soumise à titre de perfectionnement relié aux tâches, au développement professionnel ou à l'apprentissage d'une langue seconde;
   
2. réception de la demande de perfectionnement à l'intérieur des délais prescrits (minimum 10 jours ouvrables avant la tenue de l'activité et/ou la date limite pour l'inscription);
   
3. formulaires dûment remplis (montant exact, horaire du cours ou de l'activité, signature du supérieur immédiat, modalité de reprise de temps, s'il y a lieu, etc.). Les formulaires incomplets seront automatiquement retournés à l'employé, ce qui retardera l'étude de sa demande et dans certains cas, dépendant des délais que cela causera, la demande pourrait être refusée.
   
4. Priorité de l'activité (dans l'ordre) :
   
   1. programmes réguliers d'études reconnus par le ministère de l'Éducation (secondaire, collégial, universitaire);
   2. cours crédités;
   3. perfectionnement collectif;
   4. sessions de formation organisées par une institution d'enseignement reconnue et/ou une association professionnelle;
   5. autres (congrès, colloques, conférences, séminaires, etc.);
   6. toute autre activité sera évaluée en fonction des disponibilités financières.

Aide financière

L'aide financière cumulative accordée à la personne salariée au cours de l'année financière pour des activités de perfectionnement est de l'ordre de 1000 $.

Si la personne employée s'engage financièrement dans un cours ou une activité avant l'autorisation préalable du comité de perfectionnement, celle-ci pourrait se voir refuser le remboursement.

De plus, si l'activité affecte l'horaire de travail, la personne employée devra faire approuver sa demande de perfectionnement par son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate et convenir avec celui-ci ou celle-ci d'une entente pour la reprise de son temps (excluant les périodes de pause). À l'espace prévu à cet effet sur le formulaire, la personne employée devra informer le comité de perfectionnement de l'entente convenue avec son supérieur ou sa supérieure.

Le perfectionnement relié aux tâches

Le comité rembourse les coûts reliés aux activités de perfectionnement suivantes :

• demandes individuelles : colloques, congrès, conférences, séminaires, etc.;
  
• activités collectives : conférences, journées-colloques, ateliers sur des thèmes particuliers, etc.;
  
• nouvelles technologies : inscription aux activités touchant, entre autres, les logiciels.

Si pour une activité particulière, la personne employée doit débourser immédiatement les frais d'inscription pour participer à un colloque, une journée de formation, un congrès, etc., conformément à la politique interne des frais de voyage et de représentation, une avance de voyage pour un montant minimum de 150 $ pourra lui être versée. Par ailleurs, sur réception d'une facture et d'une attestation prouvant la participation de la personne employée à l'activité, le comité de perfectionnement remboursera directement l'organisme. 

Le développement professionnel

Dans le but d'aider l'employé ou l'employée dans sa planification de carrière, le comité de perfectionnement a convenu de ne pas comptabiliser les frais reliés au développement professionnel dans le montant alloué individuellement par année.

Par conséquent, le comité rembourse :

• les frais reliés aux cours suivis dans le cadre d'un programme reconnu par le ministère de l'Éducation (niveau secondaire, collégial ou universitaire) sur présentation d'une preuve officielle de réussite du cours. Toutefois, les frais touchant la portion de la cotisation étudiante couvrant l'assurance-santé ne seront pas remboursés.

Pour les cours suivis à l'UQO, après entente avec le Service des finances, une facture sera transmise à l'employé pour le ou les cours suivis à l'UQO. Dans les 60 jours suivant la fin du trimestre (conformément au calendrier universitaire), l'employé transmet une preuve officielle de réussite au comité de perfectionnement. Le comité donnera suite auprès du Service des finances pour le paiement de l'activité. Quant au(x) cours non réussi(s), la personne employée devra acquitter la facture directement au Service des finances :

• un montant maximum de 50 $ par cours sera remboursé pour l'achat de volumes (sur présentation d'un plan de cours, de la facture et d'une preuve officielle de réussite du cours);
  
  
• dans le cadre de cours suivis à distance (Télé-université ou autres établissements), les frais de scolarité et la documentation obligatoire seront remboursés;
  
  
• un montant maximum de 500 $ sera versé à la personne employée régulière qui s'inscrit à la maîtrise ou au doctorat (avec projet de thèse, mémoire, travail dirigé ou rapport de stage), à titre de subvention pour couvrir une partie des différents frais rattachés au projet d'études. Pour le remboursement, l'employé devra fournir toutes les pièces justificatives (factures) et ce, lorsqu'il aura fourni la preuve officielle de la réussite de l'activité.

Le comité de perfectionnement approuvera les demandes qui respectent les normes budgétaires en vigueur à l'UQO et favorisera l'utilisation du moyen de transport le plus économique possible qui s'avère être, dans la majorité des cas, le transport en commun.

Les frais de cotisation de membre à des sociétés ou à des associations ne sont pas admissibles.

Les cours de langue seconde

Dans le cadre de l'apprentissage d'une langue seconde (niveaux débutant, intermédiaire, avancé), le comité donnera priorité aux activités offertes en groupe (maximum de 5 personnes) et organisées dans les locaux de l'Université. Cependant, afin de ne pas retarder l'employé dans son apprentissage, si l'activité ne s'offre pas selon le niveau de l'employé ou dans les trois mois de la fin d'une activité, le comité examinera la possibilité d'avoir recours à une école de langues de la région.

Disponibilité budgétaire

Si, au cours de l'année financière, une personne employée s'inscrit à un ou plusieurs cours ou activité(s) qui requièrent un déboursé dépassant la somme de 1 000 $, la différence pourrait lui être remboursée à la fin de l'exercice financier en autant qu'il reste une disponibilité budgétaire.

Pour obtenir le remboursement, la personne employée devra transmettre une demande écrite au comité de perfectionnement au début du mois de mai. Cependant, le comité se réserve le privilège d'accorder la priorité au perfectionnement collectif des employés et employées avant de rembourser les sommes demandées.

Procédures et diverses modalités

1. Demande de perfectionnement

   La personne salariée remplit le formulaire " Demande de perfectionnement " disponible sur le site web de l'UQO, dans la section "Service aux personnels", et s'assure que toutes les informations et signatures requises sont incluses.

   Le formulaire dûment rempli est transmis au Service aux personnels à l'attention du comité de perfectionnement du personnel de soutien.

2. Demande de remboursement ou d'annulation d'activité

   Pour tout remboursement ou annulation d'activité, la personne salariée doit remplir le formulaire approprié, joindre les pièces justificatives, s'il y a lieu, et le transmettre au Service aux personnels à l'attention du comité de perfectionnement du personnel de soutien.

3. Décision du comité
   1. Le comité de perfectionnement transmet, par écrit, à la personne salariée sa décision (acceptation ou justification du refus);
      
      
   2. La liste des montants accordés et le solde au budget seront disponibles sur demande auprès des représentants siégeant au comité de perfectionnement.

Dispositions applicables aux employés en congé à traitement différé, anticipé ou sans solde

Les personnes salariées régulières, en congé à traitement différé, anticipé ou sans solde (pour raisons d'études), peuvent avoir accès au budget de perfectionnement pour leur développement professionnel et obtenir le remboursement de leurs frais encourus.

Dispositions applicables aux personnes salariés à statut particulier

Conformément à la clause 10-1.13 de la Convention collective du personnel de soutien, sur présentation d'une quittance et d'une preuve officielle de réussite, la personne salariée à statut particulier ayant accumulé cent quatre-vingts (180) jours effectivement travaillés se voit rembourser les frais de scolarité pour tout cours crédité suivi à l'Université du Québec en Outaouais sous réserve d'un maximum de deux (2) cours par trimestre.

La personne salariée à statut particulier bénéficie de la clause 10-1.13 à la condition qu'elle ait travaillé une période équivalente à au moins la moitié du trimestre pendant laquelle elle bénéficie du perfectionnement.

Demande de remboursement ou d'annulation d'activité

Seuls les frais de scolarité apparaissant à l'horaire des cours du trimestre seront remboursés. Donc, lorsque la personne employé remplit son formulaire de demande de perfectionnement, elle doit indiquer le bon montant à défaut de quoi le formulaire lui sera retourné, ce qui pourrait retarder l'étude de sa demande.

La procédure à suivre ainsi que le formulaire à utiliser sont les mêmes que pour les personnes salariées régulières.

N.B. Sur invitation, la personne employée à statut particulier pourrait éventuellement participer à des activités collectives touchant un thème en particulier (rédaction administrative, gestion du stress, service à la clientèle, etc.) en autant que sa participation ne nécessite pas une contribution financière individuelle et qu'il y ait encore des places disponibles.

Politique adoptée le 18 février 2000.