 Démarche
du programme
Le Programme de
communication sur le rendement se veut un outil de gestion
à l'intention du ou de la gestionnaire et des employés.
Il a comme principaux objectifs d'assurer une communication
efficace entre la personne employée et la personne
occupant le poste de superviseur ou de supérieur immédiat
et de favoriser le rendement et le développement de
l'individu en regard des priorités de l'organisation.
Il repose sur un instrument, le formulaire de communication,
et sur le rendement, lequel se veut souple et adaptable aux
particularités de l'unité administrative.
Le formulaire Word
comprend quatre (4) sections :
Section
A:
Renseignements
généraux: cette section vise à
situer la personne employée dans l'organisation. Toutes
les informations sont complétées par celle-ci,
à l'exception de la partie "commentaires du supérieur
immédiat".
Section
B:
Objectifs:
l'employé ou l'employée et la personne
faisant office de superviseur ou de supérieur immédiat
établissent les objectifs à réaliser
au cours de la période couverte par le programme. Ces
objectifs peuvent être reliés au plan de travail
de l'unité administrative, à la réalisation
de projets, à l'accomplissement des tâches prévues
à la fonction ou au développement des compétences
de l'employé.
Chaque objectif doit préciser les résultats
anticipés, les échéanciers de réalisation
ainsi que les critères qui seront utilisés pour
en mesurer l'atteinte.
Cette section peut ne pas s'appliquer, considérant
le fonctionnement de certaines unités administratives.
Dans ce cas, il faut l'ignorer.
Section
C:
Compétences
et comportements: dans cette section, l'institution
a retenu trois (3) valeurs (identifiées aux blocs l,
II et III) à partir desquelles l'employé ou
l'employée devrait orienter ses attitudes et ses actions
dans son travail. Pour supporter chacune des valeurs, une
série de compétences et de comportements ont
été identifiés, lesquels feront l'objet
d'une évaluation. Les attentes à l'égard
d'une compétence et d'un comportement peuvent être
précisées en début de période.
La personne qui
fait office de supérieur immédiat ou de superviseur
indique ses commentaires à chaque compétence
ou comportement, en fin de période. Ces commentaires
doivent faire ressortir les faits positifs ou les points d'amélioration
nécessaires et sont discutés avec l'employé
ou l'employée lors de la rencontre de fin d'année.
Pour chaque compétence et comportement, des sous-éléments
sont présentés à titre indicatif. Ceux-ci
peuvent être remplacés par d'autres plus pertinents,
s'il y a lieu. Certaines compétences ou comportements
identifiés peuvent ne pas s'appliquer à des
employés. Dans ce cas, ils sont ignorés.
Facultatif: Une
unité administrative peut identifier une valeur qui
lui est spécifique et l'inclure dans le programme de
communication sur le rendement, au bloc IV. Dans ce cas, les
employés et la personne jouant le rôle de supérieur
immédiat préciseront préalablement la
ou les compétences ou comportements qui mèneront
à cette valeur.
Section
D:
Sommaire:
Dans cette section, l'employé ou l'employée
et le supérieur immédiat ou la supérieure
immédiate consignent, en fin de période, leur
appréciation globale, compte tenu des éléments
établis au cours du processus de communication sur
le rendement et des commentaires du supérieur immédiat
ou de la suppérieure immédiate.
De plus, les deux
parties, à savoir la personne employée et celle
agissant comme supérieure immédiate, précisent
les actions de suivi en vue d'une meilleure atteinte des objectifs,
d'une amélioration de la contribution de la personne
employée ou afin d'établir un plan de formation
ou de perfectionnement pour l'acquisition de connaissances
ou l'amélioration des habiletés.
Considérations
techniques:
- Le programme s'échelonne sur une période
d'un (1) an débutant soit le 1er juin ou le 1er janvier.
- Toutes les cases à remplir sont extensibles selon
les besoins.
- Le document complété doit être retourné
au Service aux personnels à la fin du processus.
Le formulaire doit
également être complété pour les
personnes employées de façon régulière
en affectation temporaire de plus d'un mois.
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