 À
propos du Service de la gestion des documents des archives (SGDA)
Mission
La mission du SGDA de l’Université du Québec en Outaouais est de soutenir l’administration, l’enseignement et la recherche dans la gestion efficace de ses documents peu importe leur âge ou leur support. Le SGDA s’acquitte de cette tâche en fournissant aux unités administratives et académiques de l’UQO :
- des systèmes permettant une gestion dynamique de leurs documents;
- en leur offrant conseil, expertise et soutien dans l’application de ces systèmes en vue d’améliorer l’efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle de l’organisation, et ce, dans le respect des lois et règlements;
- un accès contrôlé et sécurisé au patrimoine informationnel et archivistique de l'UQO, d’abord pour le personnel de l’Université et ensuite pour les chercheurs externes.
Valeurs
Pour réaliser sa mission, le SGDA privilégie trois valeurs qui orientent l’ensemble des actions du personnel, soit le travail d’équipe, la volonté de satisfaire les besoins de sa clientèle actuelle et future et la considération des archives comme patrimoine culturel. Cette dernière valeur amène la sensibilisation, la reconnaissance, la conservation à long terme, la diffusion et la valorisation de ce bien culturel.
Mandat
Le SGDA s'occupe donc de la gestion du patrimoine
archivistique de l'UQO par l'acquisition,
le traitement (application du calendrier de conservation,
classement, classification, description, indexation et conservation),
le repérage, la diffusion et le suivi des demandes
de documents.
Le SGDA peut vous aider à faire votre
archivage, si vous n'en avez jamais fait et ne connaissez
pas la procédure d'archivage; ou simplement vous aider
à déterminer les délais de conservation
de vos documents.
De plus, il peut également répondre à
vos demandes de documents, déposés ou versés
aux archives, tels que :
- procès-verbaux et résolutions de diverses
instances (conseil d'administration, commission des études,
comité exécutif, sous-commissions, modules
et départements),
- plans triennaux,
- annuaires et horaires de cours,
- rapports annuels d'activités.
- etc.
L'équipe de la SGDA
Patricia Forget
Archiviste universitaire
(819) 595-3900, poste 3990
patricia.forget@uqo.ca
Joanne Cossette
Technicienne en archivistique, senior
(819) 595-3900, poste 2207
joanne.cossette@uqo.ca
Guillaume Charest
Technicien en archivistique
(819) 595-3900, poste 3993
guillaume.charest@uqo.ca
Fonds du Service de la gestion des documents et des archives (SGDA)
Fonds d'archives institutionnels:
Le SGDA
possède 6 fonds directement
reliés à l'histoire de l'organisme. À
cet effet, vous pouvez consulter le tableau « Historique de l'UQO et de ses organismes statutaires »
. Ces 6 fonds sont les suivants :
- Fonds SUNOQ
- Fonds DEO
- Fonds DEUOQ
- Fonds CEUOQ
- Fonds UQAH
- Fonds UQO
De ces fonds découlent plusieurs séries
qui correspondent aux différentes unités
administratives.
De ces séries découlent les dossiers.
Finalement, on retrouve dans ces dossiers différentes pièces (ex.
: une lettre, une résolution, un document publié,
un rapport annuel, etc.).
Fonds d'archives privées:
Le SGDA ne possède qu'un fonds d'archives
privées, il s'agit du fonds de l' École
normale de Hull qui comprend 3.75 mètres linéaires
de documents (15 boîtes de format régulier 15"
X 12" X 10").
Voir le Guide thématique sur les écoles normales du Québec (1870-1970) produit par la Fondation de la Fédération des écoles normales du Québec (FENQ): http://www.uquebec.ca/fondation/fen/images/guide_thematique.pdf
À noter: la FENQ naquit le 23 mars 1964 dans la ville de Hull.
Quelques statistiques
Le SGDA traite en moyenne 78,75 mètres
linéaires de documents par année (315 boîtes),
décrit, classifie et indexe 3 156 documents par année
dans sa base de données en Access « SGDI.mdb
(système de gestion des documents informatisé)».
Le SGDA assure également le repérage,
la diffusion et le suivi d'une moyenne de 90 demandes de documents
par année.
Pour plus de détails, veuillez consulter le «
Rapport
annuel condensé de travail : Moyenne 1983-08-01 à
1999-05-31 ».
GESTION
DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET ACADÉMIQUES
CALENDRIER
DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
Procédure d'archivage
Modification au calendrier de conservation
Si vous désirez effectuer des modifications
aux règles de conservation, veuillez utiliser le tableau
suivant, et ce, afin de modifier l'unité responsable
ou de modifier l'appellation d'une unité administrative
ou d'ajouter ou de modifier une règle de conservation
: c'est-à-dire de modifier les délais actifs,
semi-actifs, archives historiques ou destructions.
Calendrier de conservation
Règles par unité
FORMULAIRES
Transfert de documents
Si vous désirez effectuer un transfert de documents,
veuillez remplir le formulaire ci-dessous et le transmettre
(en un seul exemplaire) au SGDA. Une copie
du formulaire vous sera retournée plus tard.
Demande de documents
Si vous désirez emprunter un document, veuillez remplir
le formulaire ci-dessous et le transmettre (en un seul exemplaire)
au SGDA. Une copie du formulaire accompagnée
du document vous sera retournée plus tard.
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